Çalışan işten ayrıldığında e-posta hesabına ne yapılmalı?
Ayrılan bir çalışanın posta kutusunu hemen silmek de, açık bırakmak da risklidir. Güvenli ve iş sürekliliğini koruyan adım adım ayrılış süreci.
Bir çalışan ayrıldığında posta kutusu genellikle iki uç arasında kalır: ya hemen silinir ve önemli yazışmalar kaybolur ya da aylarca açık kalır ve eski çalışan erişimini korur. Doğru yaklaşım, ikisinin arasındaki kontrollü bir süreçtir.
Ayrılış günü
- Erişimi kapatın. Posta kutusunun parolasını değiştirin. COREMAIL'de kullanıcıyı askıya aldığınızda oturumları ve API anahtarları anında devre dışı kalır.
- Mobil cihazları unutmayın. Parola değiştiği için telefondaki e-posta uygulaması da bağlantıyı kaybeder; eski parolayla erişim sürmez.
- Yönlendirme ve filtreleri kontrol edin. Çalışanın dış bir adrese otomatik yönlendirme kurup kurmadığına bakın ve gerekiyorsa kaldırın.
İlk hafta
- Posta kutusunu devredin. Kutuyu yöneticisine veya yerine gelen kişiye atayın. COREMAIL'de sahiplik değiştiğinde eski sahibin bildiği parola sistemden silinir; yeni sahip yeni bir parolayla erişir.
- Otomatik yanıt kurun. Gönderenleri bilgilendirin:
Ahmet Yılmaz artık şirketimizde çalışmamaktadır.
Satış konularında [email protected] adresine yazabilirsiniz.- Önemli yazışmaları ayırın. Devam eden müşteri yazışmaları ve sözleşmeler ilgili ortak kutuya veya kişiye aktarılsın.
30–90 gün sonra
- Arşivleyin. Yasal saklama yükümlülüğünüze göre posta kutusunun bir yedeğini alın (arşivleme rehberi).
- Kutuyu kapatın veya yönlendirmeye çevirin. Posta kutusunu silip adresi bir yönlendirmeye dönüştürmek, kota kullanımını sıfırlarken gelen iletilerin kaybolmasını önler.
Neden hemen silmemeli?
- Müşteriler eski adrese yazmaya devam eder; iletiler geri döner.
- Devam eden işlerin geçmişi kaybolur.
- Yasal bir uyuşmazlıkta yazışmalara ihtiyaç duyulabilir.
Kişisel veri boyutu
Posta kutusunda müşterilere ve çalışana ait kişisel veriler bulunur. Erişimin sınırlandırılması ve saklama süresinin tanımlanması KVKK açısından da önemlidir. Çalışanın kişisel yazışmalarına erişim konusunda şirket politikanızı ve hukuki danışmanınızın görüşünü esas alın.
Kontrol listesi
- Parola değişti / kullanıcı askıya alındı
- Dış yönlendirmeler kaldırıldı
- Kutu yeni sorumluya atandı
- Otomatik yanıt kuruldu
- Arşiv alındı, saklama süresi belirlendi
COREMAIL'i denediniz mi? cPanel e-posta hesaplarınızı tek panelden yönetin, ekibinize kontrollü yetki verin.
Ücretsiz başlayın veya özellikleri inceleyin.