Kurumsal e-posta adresi nasıl seçilir? İsimlendirme standartları

Tek kişilik bir işletmede adres seçmek kolaydır. Ekip büyüdükçe ise iki Ahmet, üç Ayşe ve bir sürü farklı biçim ortaya çıkar. Baştan belirlenen bir isimlendirme standardı, hem müşterilerinizin adresleri tahmin etmesini kolaylaştırır hem de yönetimi sadeleştirir.

Yaygın biçimler

• [email protected] — En açık ve profesyonel biçim. Aynı adlı kişilerde bile çakışma riski düşüktür.
• [email protected] — Kısa ve samimi; küçük ekipler için uygundur ama ekip büyüdükçe çakışır.
• [email protected] (baş harf + soyad) — Kısa ve benzersizliği yüksektir, ancak telaffuzu ve hatırlanması zordur.

Çoğu kurum için ad.soyad en dengeli seçimdir.

Türkçe karakterler

E-posta adreslerinde Türkçe karakter kullanmayın. Teknik olarak uluslararası adresler mümkün olsa da birçok sistem bunları desteklemez. Standart dönüşüm kullanın: ç→c, ğ→g, ı→i, ö→o, ş→s, ü→u. Örneğin "Şükrü Öztürk" için [email protected].

Çakışmalarda ne yapmalı?

Aynı ad ve soyada sahip iki çalışan için ikinci adın baş harfini ekleyin: ahmet.k.yilmaz@ veya bir rakam yerine anlamlı bir ayırt edici tercih edin. Rakamlı adresler (ahmet.yilmaz2@) hatalı gönderimlere yol açar.

Görev adresleri ayrı olsun

Kişisel adreslerin yanında görev bazlı adresler oluşturun: info@, destek@, satis@, muhasebe@. Böylece çalışan değiştiğinde müşterilerin kullandığı adres değişmez. Bu kutuların yönetimi için ortak posta kutuları rehberimize göz atın.

Ayrılmış adlar

postmaster@, abuse@, admin@, root@ gibi adlar teknik ve yasal bildirimler için ayrılmıştır. COREMAIL'de bu adları yalnızca yönetici oluşturabilir; kullanıcılar seçemez.

Standardı uygulamak

• Standardı yazılı hâle getirin ve yeni çalışan sürecine ekleyin.
• COREMAIL'de yönetici onaylı hesap açma modunu açarak yeni adresleri yayına almadan önce kontrol edin.
• Eski, standart dışı adresleri bir anda kapatmayın; bir süre yönlendirme kullanarak geçişi yumuşatın.