info@, destek@, satis@: ortak posta kutularını doğru yönetmek
Ortak posta kutularının parolasını ekipçe paylaşmak kolay ama risklidir. Sahiplik, devir, yönlendirme ve denetim için pratik bir yönetim modeli.
Görev bazlı adresler (info@, destek@, satis@) müşterinin size ulaştığı ilk noktadır. Ancak bu kutular çoğu zaman en dağınık yönetilen hesaplardır: parola herkeste vardır, kimin hangi iletiyi yanıtladığı bilinmez ve çalışan ayrıldığında parola değiştirilmez.
Parola paylaşmanın riskleri
- Hesap verebilirlik kaybolur: Bir ileti silindiğinde veya yanlış yanıtlandığında kimin yaptığını bilemezsiniz.
- Ayrılan çalışan erişimini korur: Parola değiştirilmediği sürece eski çalışan iletileri okumaya devam edebilir.
- Parola zayıflar: Herkesin hatırlaması gereken parolalar basitleşir ve not kâğıtlarına yazılır.
Önerilen model: tek sahip, açık devir
- Her ortak kutunun tek bir sorumlusu olsun. COREMAIL'de posta kutusunu o kişiye atayın.
- Diğer ekip üyeleri yönlendirmeyle bilgilendirilsin. cPanel > Forwarders ile gelen iletilerin bir kopyasını ekip üyelerinin kişisel adreslerine yönlendirebilirsiniz. Ayrıntılar için yönlendirme ve otomatik yanıt rehberine bakın.
- Görev değiştiğinde sahipliği devredin. Yönetim panelinden posta kutusunu yeni kişiye atadığınızda kayıtlı parola güvenlik gereği silinir; yeni sorumlu parolayı doğrular veya yönetici yeni bir parola belirler.
Yanıt düzeni
- Yanıtları ortak adresten gönderin; müşteri her zaman aynı adresle yazışsın.
- İmzaya yanıtlayan kişinin adını ekleyin: "Destek Ekibi — Elif".
- Yanıtlanan iletileri bir klasöre taşıyarak ekip içinde çift yanıtı önleyin.
Denetim
COREMAIL işlem kayıtları; posta kutusu atamaları, parola değişiklikleri ve API erişimleri gibi kritik olayları kim, ne zaman, hangi IP'den bilgisiyle saklar. Ortak kutularda bir sorun yaşandığında geriye dönük inceleme yapabilirsiniz.
Kontrol listesi
- Ortak kutuların parolası en son ne zaman değişti?
- Her ortak kutunun tanımlı bir sorumlusu var mı?
- Ayrılan çalışanların erişimi kaldırıldı mı?
- Kutuların kotası doluluk sınırına yaklaştı mı?
Bu soruları çeyrek dönemlik olarak gözden geçirmek, ortak kutuları güvenli ve düzenli tutmak için yeterlidir.
COREMAIL'i denediniz mi? cPanel e-posta hesaplarınızı tek panelden yönetin, ekibinize kontrollü yetki verin.
Ücretsiz başlayın veya özellikleri inceleyin.