E-posta arşivleme ve yedekleme: neden, ne zaman, nasıl?
Sunucuda saklanan e-postalar da kaybolabilir. Kişisel ve kurumsal düzeyde e-posta yedekleme yöntemleri, saklama süreleri ve arşivleme stratejisi.
Birçok kullanıcı e-postalarının "sunucuda olduğu için güvende" olduğunu düşünür. Oysa yanlışlıkla silme, ele geçirilen bir hesap, kota dolması veya sunucu sorunu gibi durumlarda yedeği olmayan yazışmalar geri getirilemeyebilir.
Yedekleme ile arşivleme farkı
- Yedekleme: Felaket durumunda geri yüklemek için posta kutusunun kopyasını almak.
- Arşivleme: Eski iletileri aktif posta kutusundan çıkarıp ayrı bir yerde, aranabilir biçimde saklamak. Kotayı rahatlatır ve posta kutusunu hızlandırır.
Sunucu düzeyinde yedekler
Barındırma firmanızın düzenli yedek alıp almadığını, yedeklerin ne kadar süre saklandığını ve geri yüklemenin nasıl yapıldığını öğrenin. cPanel > Backup bölümünden e-posta dizinlerinin yedeğini indirebilirsiniz (yetkiniz varsa). Sunucu yedeği iyi bir güvence olsa da tek başına yeterli değildir; yedek ile canlı veri aynı firmada durur.
Kullanıcı düzeyinde yedekleme
- Masaüstü e-posta istemcisi: Thunderbird veya Outlook'u IMAP ile bağlayıp iletileri bilgisayarda yerel bir klasöre kopyalamak en kolay yöntemdir.
- Dışa aktarma: Thunderbird'de klasörleri
.mbox, Outlook'ta.pstbiçiminde dışa aktarabilirsiniz. - Tek tek önemli iletiler: Sözleşme veya resmî yazışmaları
.emlolarak kaydetmek de bir seçenektir.
Ne kadar süre saklamalı?
Saklama süresi; vergi, ticaret ve iş hukuku gibi mevzuatlara ve sektörünüze göre değişir. Ticari defter ve belgelerle ilgili yazışmalar için yasal süreler uzun olabilir. Diğer yandan kişisel verilerin gereğinden uzun saklanmaması da KVKK'nın gereğidir. Kurumsal bir saklama politikası belirlemek için mali müşavir ve hukukçunuzla birlikte çalışın.
Basit bir arşivleme düzeni
- Her yılın başında, iki yıldan eski iletileri bir "Arşiv" klasörüne veya ayrı bir arşiv posta kutusuna taşıyın.
- Arşivin bir kopyasını şirket içi güvenli bir depolamaya alın.
- Gönderilenler klasörünü de unutmayın; en çok yer kaplayan klasörlerden biridir.
- Yedeklerden bir iletiyi gerçekten geri yükleyebildiğinizi yılda bir kez deneyin.
Ayrılan çalışanlar
Ayrılan çalışanların posta kutularını silmeden önce arşivlemek, ileride ihtiyaç duyulabilecek yazışmaları korur (çalışan ayrılış rehberi).