E-posta kotası doldu: ne yapmalı, nasıl önlenir?
Posta kutusu kotası dolduğunda yeni iletiler geri döner. Kotayı nasıl kontrol edeceğinizi, alanı hızla nasıl açacağınızı ve tekrar dolmasını nasıl önleyeceğinizi anlatıyoruz.
Posta kutusu kotası, bir e-posta hesabının sunucuda kullanabileceği en fazla disk alanıdır. Kota dolduğunda size gönderilen iletiler genellikle "mailbox full" veya "quota exceeded" hatasıyla göndericiye geri döner. Yani önemli bir teklif veya fatura, siz farkına bile varmadan kaybolabilir.
Kotanızı nereden kontrol edersiniz?
- COREMAIL panelinde: Genel bakış ekranındaki her posta kutusu kartında kullanılan alan ve yüzde gösterilir. Webmail'in sol alt köşesinde de aynı çubuk bulunur; %75'i geçince turuncuya, %90'ı geçince kırmızıya döner.
- cPanel'de: Email Accounts listesinde her hesabın kullanımı görünür. Email Disk Usage aracı ise hangi klasörün ne kadar yer kapladığını gösterir.
Alanı hızla açmanın yolları
- Çöp Kutusu ve Spam klasörlerini boşaltın. Silinen iletiler çöp kutusunda yer kaplamaya devam eder.
- Büyük ekli iletileri bulun. Gönderilenler klasörü genellikle en büyük klasördür; içinde büyük ekler gönderdiğiniz eski iletiler birikir.
- Eski bültenleri ve otomatik bildirimleri silin. Yıllar içinde biriken sistem e-postaları ciddi yer tutar.
- Arşivleyin. Saklamanız gereken eski yazışmaları bilgisayarınıza veya bir arşiv posta kutusuna taşıyın (bkz. e-posta yedekleme rehberi).
Kotayı artırmak mı, düzen kurmak mı?
Kotayı artırmak kısa vadeli bir çözümdür. Sunucu disk alanı paylaşımlıdır ve sınırsız büyüyen posta kutuları yedekleme sürelerini uzatır, aramaları yavaşlatır. Daha sağlıklı yaklaşım:
- Kişi başı makul bir kota belirleyin (çoğu ofis kullanıcısı için 2–5 GB yeterlidir).
- Büyük dosyaları e-posta eki yerine paylaşım bağlantısıyla gönderin.
- Yılda bir kez eski iletileri arşivleyin.
Yönetici olarak ne yapabilirsiniz?
COREMAIL'de yönetici, kullanıcı başına toplam kota hakkı ve her posta kutusu için ayrı kota belirleyebilir. Kotayı değiştirdiğinizde değer doğrudan cPanel'e uygulanır. Kullanıcılar kendi haklarını aşan bir kota seçemez; böylece tek bir hesabın tüm sunucu alanını tüketmesi önlenir.
İpucu: Kotası %90'ı geçen hesapları düzenli olarak kontrol etmek, "e-postam gelmedi" şikâyetlerinin önemli bir kısmını ortadan kaldırır.